Având în vedere decretarea stării de urgenţă pe întreg teritoriul României, pe o perioadă de 30 de zile, prin Decretul nr. 195/2020 privind instituirea stării de urgenţă, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 212 din data de 16 martie 2020, relațiile cu instituțiile publice au fost adaptate în mod corespunzător. În privința acestui aspect, merită punctate anumite aspecte, care pot reprezenta un real interes pentru persoanele vizate de prevederile acestui articol cu privire la relația cu Oficiului Naţional al Registrului Comerţului.
Art. 45 din Decret arată că pe durata stării de urgenţă, activitatea Oficiului Naţional al Registrului Comerţului şi a oficiilor registrelor comerţului de pe lângă tribunale continuă în ceea ce priveşte înregistrarea menţiunilor privind persoanele juridice şi persoanele fizice înregistrate în registrul comerţului şi se derulează prin mijloace electronice, în baza cererii de înregistrare a menţiunilor şi a documentelor anexate la aceasta în formă electronică, având încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.
Copiile de pe înregistrările efectuate şi de pe actele prezentate de solicitanţi, informaţiile despre datele înregistrate şi certificatele constatatoare se eliberează pe cale electronică.
Activitatea de asistenţă pentru efectuarea procedurilor necesare înregistrării prin mijloace electronice în registrul comerţului, din cadrul oficiilor registrului comerţului de pe lângă tribunale, precum şi activitatea de publicare şi de furnizare a Buletinului procedurilor de insolvenţă se realizează prin mijloace electronice.
Pe scurt, relaționarea cu Registrul Comerțului pe durata stării de urgență este limitată la transmiterea documentelor în formă electronică, atât pentru solicitanți, cât și pentru instituție.
Pentru aplicarea prevederilor din Decret, Oficiului Național al Registrului Comerțului a publicat Instrucțiuni în ceea ce privește activitatea instituției și a Oficiilor Registrului Comerțului de pe lângă tribunale, din care sunt indicate următoarele:
- cererile de înregistrare având ca obiect înregistrarea în registrul comerțului (înscriere de mențiuni, precum și înregistrarea altor mențiuni care, potrivit legii, se menționează în registrul comerțului) a profesioniștilor care au obligația înregistrării în registrul comerțului, însoțite de documentele prevăzute de lege, vor fi transmise numai prin mijloace electronice, prin portalul de servicii online al Oficiului Național al Registrului Comerțului,https://portal.onrc.ro, sau prin poșta electronică, adresele de email ale Oficiului Național al Registrului Comerțului și ale oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale fiind disponibile pe pagina de internet a ONRC, www.onrc.ro.
- Informații, extrase de registru și certificate constatatoare, rapoarte istorice, statistici, copii de pe documentele de înregistrare vor fi eliberate, în această perioadă, în format electronic, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, prin intermediul portalului de servicii online al ONRC sau prin poștă electronică, indiferent de forma în care a fost solicitată eliberarea.
Totodată, ONRC a mai precizat faptul că pe perioada stării de urgență, persoanele care au calitatea de expert contabil și contabil autorizat vor putea proceda la transmiterea cererilor de înregistrare în registrul comerțului și a documentelor aferente, pentru profesioniștii înregistrați în registrul comerțului, în baza împuternicirilor sub semnătură privată, emise de reprezentanții profesioniștilor, și acordate în conformitate cu prevederile contractelor de prestări servicii de contabilitate, exclusiv, prin mijloacele electronice. În acest sens, ONRC precizează că prevederile art. 18 alin. (2) și (3) din Normele metodologice privind modul de ţinere a registrelor comerţului, de efectuare a înregistrărilor şi de eliberare a informaţiilor, se aplică în continuare, cu mențiunea că cererile de înregistrare pot fi transmise prin mijloace electronice și de salariați ai profesionistului, în baza împuternicirii emise de acesta, prin reprezentantul său legal, în condițiile legii.
De notat este faptul că, așa cum reglementează Decretul, precum și Instrucțiunile elaborate de ONRC, orice cerere adresată instituției trebuie să fie însoțită de semnătura electronică, care poate fi obținută conform procedurii reglementate de Normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001. Cu alte cuvinte, pe durata stării de urgență, solicitările făcute către instituțiile arătate nu va fi suficient să conțină semnătura olografă, chiar dacă acestea sunt trimise prin intermediul poștei electronice.
Ca o ultimă observație, informăm persoanele interesate care doresc să transmită solicitări către ONRC sau către Oficiile Registrului Comerțului de pe lângă tribunale și care sunt împiedicate să facă acest lucru din cauza lipsei semnăturii electronice, că putem acorda asistență pentru transmiterea cererilor care se doresc a fi înregistrate.